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IT.Trend

[chatGPT 활용 Tip] 생성형 AI를 활용한 회의록 및 보고 이메일 작성 실전 가이드

by 승리혜 2025. 3. 11.

생성형 AI 기술을 활용하면 회의록 작성과 보고 이메일 작성 과정을 대폭 간소화할 수 있습니다. 이론적인 설명보다는 실제 업무에 바로 적용할 수 있는 구체적인 프로세스와 도구 사용법을 중심으로 알아보겠습니다.

1부: AI를 활용한 회의록 작성 프로세스

클로바노트 + ChatGPT 조합 방식 (국내 최적화)

 

준비물

  • 네이버 클로바노트 계정
  • ChatGPT 계정 (유료 버전 권장)
  • 회의 녹음/녹화 기능이 있는 디바이스

단계별 프로세스

1단계: 회의 녹음 및 텍스트 변환 (클로바노트)

  1. 클로바노트 앱/웹 접속 후 왼쪽 상단의 마이크 버튼 클릭
  2. 회의 제목 입력 및 언어 설정 (한국어/영어 선택 가능)
  3. 회의 종료 후 '종료' 버튼 클릭 → 음성 종류와 참석자 수 선택
  4. 자동으로 변환된 텍스트와 AI 요약본 확인
  5. 필요시 오른쪽 상단의 다운로드 버튼을 클릭하여 파일로 저장

2단계: ChatGPT를 활용한 회의록 완성

  1. ChatGPT에 로그인 후 새 채팅 시작
  2. 다음과 같은 프롬프트 템플릿 사용
당신은 회의록 작성 전문가입니다. 다음 텍스트는 회의 녹취록입니다. 이를 바탕으로 다음 형식의 전문적인 회의록을 작성해주세요:

1. 회의 개요 (날짜, 참석자, 주제)
2. 주요 논의 사항 (최소 3개 이상의 항목으로 구성)
3. 결정 사항
4. 향후 조치 계획 (담당자와 마감일 포함)
5. 다음 회의 일정

회의 녹취록: [클로바노트에서 다운로드한 텍스트 또는 요약본 붙여넣기]

 

   3. 생성된 회의록 검토 및 필요시 수정 요청

   4. 최종 회의록 문서로 저장 또는 공유

Otter.ai 활용 방식 (영어 회의에 최적화)

Otter.ai는 영어 회의에 특화된 도구로, 실시간 텍스트 변환과 회의록 자동 생성 기능을 제공합니다.

 

주요 프로세스:

  1. Otter.ai 계정 생성 및 로그인
  2. 'Start Recording' 버튼 클릭하여 회의 녹음 시작
  3. 회의 종료 후 자동 생성된 텍스트 및 요약 확인
  4. 중요 부분 하이라이트, 키워드 태그 추가 등 편집
  5. 완성된 회의록 공유 또는 다운로드

행정기관용 AI 자동회의록 서비스 (공공기관용)

행정안전부에서 개발한 AI 자동회의록 서비스는 1시간 분량의 회의를 약 5분 만에 문서화할 수 있습니다.

주요 특징:

  • 회의 영상·음성 파일을 업로드하면 자동으로 문자 추출
  • 참석자와 시간순 회의내용 자동 정리
  • 회의 분위기, 키워드 빈도, 참석자별 발언 비중 시각화
  • 97~99%의 높은 음성인식 정확도
  • '범정부 데이터 분석시스템'(www.insight.go.kr)을 통해 접근 가능

2부: AI를 활용한 보고 이메일 작성 프로세스

ChatGPT + Gmail 조합 방식

 

준비물

  • ChatGPT 계정 (GPT-4 이상 권장)
  • Gmail 계정

단계별 프로세스

1단계: ChatGPT로 이메일 초안 작성

  1. ChatGPT에 다음과 같은 프롬프트 템플릿 사용
 
당신은 전문적인 비즈니스 이메일 작성 전문가입니다. 다음 정보를 바탕으로 공식적이면서도 간결한 보고 이메일을 작성해주세요:

1. 수신자: [직책/부서명]
2. 제목: [프로젝트명/보고 주제] 진행 상황 보고
3. 보고 내용: - [핵심 내용 1] - [핵심 내용 2] - [핵심 내용 3]
4. 요청사항: [있을 경우 작성]
5. 이메일 어조: [공식적/친근한/간결한 등 선택] 한국어로 작성해주시고, 인사말과 맺음말을 포함해주세요.

 

  2. 생성된 이메일 초안 검토 및 필요시 추가 지시사항 제공

  3. 최종 이메일 내용 복사

 

2단계: Gmail에서 이메일 전송

  1. Gmail에 로그인하여 '새 메일 작성' 클릭
  2. 수신자, 참조자, 제목 입력
  3. ChatGPT에서 생성한 내용 붙여넣기
  4. 필요시 첨부파일 추가
  5. 최종 검토 후 전송

n8n + OpenAI 이메일 자동화 시스템

보다 고급 사용자를 위한 방법으로, n8n과 OpenAI를 연동하여 이메일 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다.

 

주요 구성요소:

  1. n8n: 워크플로 자동화 도구
  2. OpenAI API: 이메일 분석 및 응답 생성
  3. Gmail/이메일 서비스: 수신 및 발신 처리
  4. Notion(선택사항): 데이터 저장 및 관리

자동화 워크플로 구조:

  1. 이메일 수신 및 데이터 추출
  2. OpenAI를 통한 이메일 내용 분석
  3. 카테고리 분류 및 우선순위 지정
  4. 적절한 답변 템플릿 선택 및 개인화
  5. 응답 이메일 자동 발송 또는 승인 대기

이 시스템은 설정이 복잡하지만, 일단 구축되면 반복적인 보고 이메일을 자동으로 처리할 수 있습니다.

전문 이메일 자동화 도구: Eloquens AI

Eloquens AI는 인간-AI 협업 기반 이메일 커뮤니케이션 플랫폼으로, 브랜드 맞춤형 메시지를 자동 생성합니다.

 

주요 기능:

  • 160개 이상의 언어 지원으로 번역 없이 다양한 언어 처리
  • 마이크로소프트 365, 구글 지메일, GFI 케리오 커넥트 등 주요 이메일 플랫폼과 연동
  • AI가 인간의 학습 데이터를 기반으로 응답 자동 생성
  • 고객 문의 응답 시간 70% 단축, 수작업 이메일 처리량 85% 감소 효과

도구별 실제 사용자 후기 및 팁

클로바노트 + ChatGPT 조합

  • 장점: 한국어 인식률이 뛰어나며, 다운로드 옵션이 다양함
  • 단점: ChatGPT와의 연동에 수동 작업 필요
  • 팁: 회의 시작 전 참석자들에게 녹음 사실을 알리고, 발언 시 이름을 먼저 말하도록 요청하면 인식률이 높아짐

Otter.ai

  • 장점: 실시간 텍스트 변환 및 스피커 식별 기능 우수
  • 단점: 한국어 지원이 제한적
  • 팁: 하이브리드 회의에서 화상회의 툴과 연동하여 사용하면 효율적

AI 이메일 작성

  • 장점: 다양한 톤과 스타일로 빠르게 이메일 초안 작성 가능
  • 단점: 때로는 지나치게 형식적인 문구 사용
  • 팁: "더 간결하게" 또는 "더 친근한 톤으로" 등의 추가 지시를 통해 미세 조정

 

생성형 AI를 활용한 회의록 작성과 보고 이메일 작성은 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어, 업무의 질을 높이고 중요한 정보를 놓치지 않도록 도와줍니다. 위에서 소개한 도구들과 프로세스를 자신의 업무 환경에 맞게 조정하여 활용해보세요. 초기에는 AI가 생성한 내용을 꼼꼼히 검토하는 시간이 필요하지만, 사용 경험이 쌓일수록 더 효율적인 워크플로를 구축할 수 있을 것입니다.

Citations:

  1. https://conus.tistory.com/entry/ChatGPT%EB%A5%BC-%ED%99%9C%EC%9A%A9%ED%95%9C-%ED%9A%8C%EC%9D%98%EB%A1%9D-%EC%9E%90%EB%8F%99-%EC%9E%91%EC%84%B1
  2. https://info-myview.co.kr/4
  3. http://www.datapress.kr/news/view.php?no=1469
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  5. http://ai-con.co.kr/function/?bmode=view&idx=14646885
  6. https://www.mondaytogether.com/crm/?bmode=view&idx=17309615
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  8. https://voice-ping.com/blog/introduce-ko-ai-meetingminutes/
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  11. https://insight.infograb.net/blog/2025/01/15/n8n-mail-classify
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  14. https://clickup.com/ko/blog/127034/ai-email-marketing-tools
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  17. https://tiro.ooo/blog/%ED%9A%8C%EC%9D%98%ED%95%A0-%EB%95%8C-%EC%93%B0%EB%8A%94-%EB%AF%B8%ED%8C%85-%EB%85%B8%ED%8A%B8-ai-5%EA%B0%80%EC%A7%80-%EC%B6%94%EC%B2%9C-2024%EB%85%84-31192
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